Varslingsrutiner

Rutiner for varsling

I Moss Fotballklubb ønsker vi at du sier ifra om uetisk atferd som er i strid med klubbens verdier, svekker omdømme og/eller øvrige kritikkverdige forhold.

 

Varslingsrutinene gjelder for ansatte, medlemmer og frivillige i klubben, og for eksterne varslere. 

 

Hva kan du varsle om? 

Varselet må gjelde forhold i Moss Fotballklubb. 

Forhold ved andre organisasjonsledd, f.eks. krets og forbund, må varsles direkte til det organisasjonsleddet det gjelder. 

 

Eksempler på hva det kan varsles om er: 

  • Brudd på alminnelig lovgivning 
  • Brudd på etiske retningslinjer 
  • Mobbing, trakassering og diskriminering 
  • Uønsket seksuell adferd 
  • Økonomiske misligheter, herunder korrupsjon 
  • Personvern og informasjonssikkerhet 
  • Forhold som utgjør en fare for personers liv og helse 
  • Rusmisbruk 
  • Andre kritikkverdige forhold 

 

Hva bør et varsel inneholde? 

Et varsel bør inneholde ditt fulle navn, med mindre du velger å være anonym. Du bør beskrive grunnlaget for din observasjon eller bekymring. Dette kan være hva du har sett, opplevd eller observert. Vær så konkret som mulig i din beskrivelse og angi tid og sted dersom du har dette. Gi gjerne også informasjon om tidligere saker du kjenner til som kan ha betydning for varslingen og hvem som ellers er kjent med forholdet det varsles om.

 

Hvordan og til hvem varsler jeg? 

Varsling bør i hovedsak skje til nærmeste ledd i "linjen" spiller/foresatt - lagledelse - avdelingsledelse/-styre - klubbledelse/hovedstyre. Hvis dette ikke er mulig eller ønskelig kan varsling skje direkte til daglig leder, eventuelt styreleder. Dette kan du gjøre ved personlig oppmøte eller via e-post. Varselet bør være skriftlig.

 

Du kan også varsle eksternt til Norges Fotballforbund:

NFFs varslingskanal - Norges Fotballforbund

 

Hvordan håndteres varsler i Moss Fotballklubb? 

Disse grunnleggende prinsippene skal legges til grunn ved håndtering av et varsel: 

  • Alle varsler skal tas alvorlig 
  • Den som varsler skal beskyttes mot gjengjeldelse 
  • Mottaker av et varsel skal alltid sørge for en forsvarlig behandling av saken 
  • Varslingssaker skal behandles fortrolig. Fortrolighet innebærer i denne sammenheng at identiteten til varsler og den eller de det ev. er varslet om, ikke skal gjøres kjent for flere enn det som er nødvendig for den videre behandling av saken 
  • Den som har varslet skal få bekreftelse på at et varsel er mottatt, og få informasjon om utfallet av saken, med mindre varsler er anonym 

Mottaker av varselet skal foreta nødvendige undersøkelser av varselet snarest mulig og iverksette egnede tiltak på grunnlag av resultatet av sine undersøkelser. Det må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle hvem som skal involveres i den videre behandlingen i saken. Varsler skal gis mulighet til å legge fremme sitt syn på saken, og skal gis mulighet til å la seg bistå av en tillitsperson. 

Dersom det igangsettes nærmere undersøkelser av en sak skal den eller de det blir varslet om gjøres kjent med varselet, hvilke opplysninger som er gitt og få muligheten til å komme med sin versjon av saken. Den det er varslet om skal få anledning til å la seg bistå av en person denne har tillit til. 

I saker hvor det av hensyn til politietterforskning er viktig at vedkommende det er varslet om ikke gjøres kjent med varslet, vil det ikke bli orientert om varselet. 

Dersom utfallet av saken viser at det ikke foreligger kritikkverdig forhold, skal de involverte i saken få tilbakemelding om at saken er avsluttet. Dersom det ikke er funnet kritikkverdige forhold, og den det er varslet om også er gjort kjent med varslingen, gis en tilbakemelding til både varsler og den det er varslet om. Tilbakemeldingen gis så raskt som mulig, og skal gis på en slik måte at den det er varslet om kan oppleve å være fri for mistanke. Dersom den det varsles om ikke har vært involvert i saken og det ikke har fremkommet noe kritikkverdig forhold, vil det i utgangspunktet ikke være naturlig å gi tilbakemelding til vedkommende. 

Vedtak i styret og protokoll

Når en varslingssak skal løftes til styret for vedtak, bør denne behandles som en B-sak. Saken skal da ikke inngå i det ordinære referatet, og skal bare deles med de personene som har konkret behov for å kjenne til vedtaket. Dette er på grunn av de personsensitive opplysningene som er del av varslingssaker. Informasjonen styremedlemmene får i saken er konfidensiell, og skal ikke deles med andre enn dem som har et reelt behov for opplysningene.

 

Behandlingen i styret

Alle medlemmer i et styre som skal behandle en varslingssak, må vurdere sin habilitet i forkant. Det vil si at de må vurdere om de har en personlig interesse i saken eller er i nær slekt eller relasjon til partene i saken. I så fall bør de avstå fra å behandle saken.

Styret behandler saken ut ifra sakspapiret og skal fatte vedtak i og avgjøre saken.

Eksempel på vedtak kan være;

-at styret mener det ikke har skjedd noe kritikkverdig og at det ikke skal gis reaksjon i  saken.

-at styret mener det har skjedd et mindre brudd på idrettens regelverk, og reaksjoner skal gis i tråd med idrettslagets mandat til å gi slike, for eksempel en muntlig eller skriftlig irettesettelse (advarsel).

-at styret mener det har skjedd et mer alvorlig brudd som innebærer et brudd på NIFs sanksjonsreglement og saken bør sendes til NIFs påtalenemd / domsutvalg for videre behandling. Styremedlemmene må gjøre sin egen vurdering av om de vil følge saksbehandlernes innstilling, men hvis vedtaket avviker fra deres innstilling bør dette begrunnes.

 I enhver sak hvor styret ønsker en reaksjon som er strengere enn å bli utestengt inntil 1 måned fra idrettslaget og/eller at hen ikke bør kunne ha verv eller ansvar i andre idrettslag, må styret vedta å løfte saken til NIFs domsutvalg, for eksempel gjennom anmodning til påtalenemnda om påtale.